Cunoastem cu totii zicala : “Experienta te invata!” Invatam din orice facem si din orice ni se intampla in viata. Important insa este sa si folosim ceea ce invatam experimentand.

Din punct de vedere al managementului proiectelor, aceste lectii invatate sunt foarte importante pentru ca viitoarele proiecte sa mearga mai bine. Colectate si inregistrate corect, ele sunt surse extrem de importante in mod special pentru planificarea executiei unui proiect, dar si pentru controlul a ceea ce se intampla pe parcursul derularii acestuia. Din pacate insa, de cele mai multe ori, provocarile de pe parcursul executiei proiectelor nu mai lasa timp pentru colectarea, analiza si inregistrarea in mod organizat a evenimentelor care au loc.

La cursul de Management de proiect detaliez pe larg acest concept.

In acest articol mi-am propus sa iti explic:

ce anume sunt aceste lectii invatate si de ce sunt acestea atat de importante, si
cum anume sa fie acestea colectate, analizate si inregistrate pentru a fi utile scopului in care realizam aceasta activitate.

Ce sunt lectiile invate si de ce sunt importante ?

Termenul reprezinta o colectie de evenimente care au influentat, si in sens pozitiv si in sens negativ, modul in care s-a derulat un proiect. Scopul colectarii lor este de a ajuta viitorii manageri de proiect sa se foloseasca de evenimentele care au faciliat executia proiectului si sa le evite pe cele care au creat probleme, blocaje, dificultati.

Bunele practici in managmentul proiectelor recomanda ca aceste evenimente sa fie colectate permanent pe parcursul derularii proiectului, atunci cand acestea au loc. Justificarea sta in faptul ca cu cat timpul trece, perceptia oamenilor asupra importantei unui eveniment sau a altuia se estompeaza si anumite detalii se sterg din mintea celor care s-au confruntat cu ele.

Si pe parcursul executiei sale, dar de regula la finalul proiectului in etapa de inchidere administrativa a acestuia, toate aceste evenimente colectate sunt analizate, inregistrate si arhivate in mod organizat. In acest, informatia poate fi usor de identificat si de folosit de catre toti managerii de proiect ai organizatiei in proiectele lor viitoare.

Colectarea si analiza lectiilor invatate

In cadrul proiectelor, toate activitatile de realizare a livrabilului si cele de management (de conducere) a acestei executii se desfasoara conform unei planificari detaliate. Aceasta planificare are scopul de a ajuta la respectarea intocmai a prevederilor de baza din contractul cu clientul sau finantatorul proiectului, respectiv termenul de finalizare, calitatea livrabilului si bugetul alocat pentru realizarea sa.

Ori ce cate ori se petrece un eveniment care conduce la perturbari ale planului general de executie – indiferent de natura sa si de efectele pe care le genereaza - acesta este consemnat intr-un document si, ulterior, analizat in cadrul sedintelor de analiza a modului de executie a proiectului.

Analiza acestor evenimente colectate va demonstra daca semnificatia si impactul acestora este de natura, sau nu, de a le inregistra ulterior ca lectii invatate.

a) Colectarea informatiilor

Pentru colectarea informatiilor legate de evenimentele care perturba executia planificata a proiectului, managerii de proiect se folosesc mai multe metode printre care:

Intalniri ale intregii echipe de management pe parcursul derularii proiectului prin care se controleaza executia acestuia in vederea respectarii prevederilor contractuale.
Intalniri ale intregii echipe de management la finalul proiectului cand este analizata toata activitatea proiectului pe baza careia se redacteaza raportul final al acestuia.
Intalniri “one-to-one” (intre doi sau doar cativa membri ai echipei) pentru rezolvarea diferitelor probleme punctuale care apar pe parcursul executiei.
Teambuilding-uri in cadrul proiectului sau al organizatiei.

De fiecare data cand au loc asemenea intalniri se discuta modul in care decurge efectiv executia proiectului, dar si ce evenimente au avut loc, care a fost impactul acestora si daca modul in care a fost abordata solutionarea situatiei a fost sau nu una benefica pentru proiect.

Aceste intalniri incurajeaza participantii sa impartaseasca, individual sau in grup, evenimentele cu care s-au confruntat. Chiar daca nu toate evenimentele sunt semnificative, oamenii prezinta ceea ce li s-a intamplat si modul in care evenimentul respectiv le-a influentat activitatea. Se discuta modul in care s-a actionat, dar si despre cum ar fi mai bine sa fie abordata o situatie similara, daca aceasta se va repeta.

Aceste discutii promovează invatarea la nivelul proiectului, dar si la nivelul organizatiei. Derulate in mod regulat, devin parte a modului in care organizatia isi desfasoara activitatea. Oamenii se vor obisnui sa vorbeasca deschis despre ceea ce a mers bine, dar despre ce s-ar putea face mai bine sau altfel data viitoare.

b) Analiza informatiilor colectate

Indiferent de forma sub care se colecteaza informatiile despre evenimentele proiectului, pentru ca acestea sa devina lectii invatate, ele se analizeaza.

Intrebarile care conduc aceasta analiza sunt de obicei urmatoarele:

Ce a mers bine si de ce?
Ce nu a mers bine si de ce?
Ce putem face mai bine data viitoare pe baza informatiilor obtinute la primele doua intrebari?

Analiza are loc atat din punct de vedere al modului in care a decurs executia livrabilului, dar si a modului in care a avut loc managementul acestei executii (adica, planificarea executiei, organizarea tuturor proceselor, coordonarea oamenilor implicati, monitorizarea si controlul executiei, abordarea schimbarilor, gestionarea riscurilor, intreaga comunicare cu toate persoanele implicate si interesate de proiect, etc).

Concluziile unei asemena analize genereaza ceea se numesc “Lectiile invatate”.

Inregistrarea si arhivarea lectiilor invatate

Lectiile invatate se inregistreaza de obicei intr-un registru special dedicat lor si se arhiveaza la nivelul organizatiei. Daca exista un PM Office (departament al managementului proiectelor), este responsabilitatea managerului acestui departament sa se ocupe de aceasta arhivare. Daca nu, este numita o persona din cadrul organizatiei care are sarcina sa creeze un spatiu (real sau/si virtual) unde aceste informatii sunt arhivate.

De obicei, aceste lectii sunt inregistrate pentru fiecare proiect in parte, astfel incat sa fie usor de identificat acele informatii care pot fi utile in cazul oricaror proiecte asemanatoare (sau chiar activitati de rutina din organizatiei) in viitor.

Astfel, atunci cand se incepe lucrul la un nou proiect, sunt trecute in revista rapid subiectele acestuia si sunt identificate si preluate din arhiva de lessons learned a organizatiei acele informatii relevante si utile pentru noul proiect.

Evenimente pe parcursul derularii proiectului apar intotdeauna. Fiecare persoana care se confrunta cu ele se gandeste automat la ce s-a intamplat si ce a facut in conditiile respective. Dar daca procesul de colectare, analiza si inregistrare a acestor evenimente nu se face in mod organizat, cu timpul oamenii uita si ce s-a intamplat si ce efecte au generat acestea. Iar riscul ca lucrurile sa se repete este foarte mare.

In concluzie…

…… ori de cate ori esti implicat in realizarea unui proiect cauta in arhiva organizatiei tale toate acele informatii (lectii invatate) care te pot ajuta si foloseste-te de ele in noul tau proiect.

Proiectul tau va genera la randul lui alte lectii invatate. Inregistreaza-le si iti vor fi de folos si tie, cat si altor manageri de proiect.

Daca vrei sa afli mai multe despre acest concept al Lectiilor invatate, te invit la cursul de Manager de proiect unde explic modul in care se utilizeaza aceste informatii pe parcursul planificarii si al executiei unui proiect.

Poti gasi si alte resurse care iti pot fi utile la rubrica Resurse de pe acest website.

Te-ai folosit pana acum de lectiile invatate colectate si arhivate in organizatia ta? In ce masura te-au ajutat? M-as bucura daca ne-ai impartasi tuturor experienta ta legata de utilizarea acestor lectii invatate.

Daca doresti sa afli mai multe despre bunele practici in managementul proiectului dar si daca ai vreo intrebare, vreo nelamurire sau vrei sa afli raspunsul la o problema punctuala cu care te confrunti, te rog sa ma contactezi si iti voi raspunde cu mare placere.