Atunci cand suntem implicati in conducerea unui proiect, ne punem de multe ori intrebarea: “Care este abordarea potrivita pe care s-o aleg pentru a avea mai multe sanse de succes?”

Stim cu totii ca exista mai multe abordari in managementului proiectelor. Cea mai des folosita este metodologia Waterfall (cascada). Auzim insa din ce in ce mai des si despre metodologia Agile (agera, dinamica). Pe care sa o folosim insa si care sunt argumentele in favoarea uneia sau a celeilalte?

Pentru a va ajuta in alegere, in articolul de fata va voi explica fara sa intru in prea multe detalii, care sunt diferentele dintre cele doua abordari. In acest fel veti avea mai multe informatii care sa va ajute sa o alegeti pe cea care se potriveste cel mai bine cu ceea ce aveti de realizat in cadrul proiectului vostru.

Este cunoscut faptul ca in orice proiect avem trei limitari (denumite de obicei costrangari majore) impuse in contractul cu clientul sau finanatatorul proiectului:

timpul (ca termen final de predare a rezultatului proiectului),
banii (ca suma totala alocata realizarii rezultatului respectiv) si
specificatiile (ce anume exact inseamna calitatea acestui rezultat).

Pornind de la aceste trei limitari, sa vedem care sunt diferentele dintre cele doua metodologii.

Metodologia Waterfall

Fotografie oferita de site-ul https://pixabay.com

Metodologia, asa cum ii spune si numele, reprezina o serie de faze, de etape care se deruleaza unele dupa altele conducand la obtinerea unui rezultat previzibil. Executia “curge la vale” de la inceputul proiectului pana la incheierea sa.

Metoda se aplica atunci cand putem defini exact, impreuna cu clientul, care sunt cerintele sale privind calitatea rezultatului pe care il asteapta la finalul proiectului.

De exemplu clientul poate descrie foarte precis cum anume vrea sa arate o cladire in care vrea sa locuiasca sau cum va organiza noul sediu in care se vor muta birourile firmei. Sau el poate stabili cu exactitate care vor fi temele discutate la o conferinta de specialitate sau subiectele programului de formare profesionala a angajatilor firmei. Sau oate descrie in detaliu cum vrea sa organizeze un nou serviciu de ajutorare a persoanelor aflate in dificultate, etc.

Aceasta abordare presupune ca odata stabilite clar detaliile privind cum anume trebuie sa fie rezultatul, acestea nu vor mai fi schimbate. De aici mai departe, sarcina principala a managerului de proiect este de a programa utilizarea resurselor necesare astfel incat sa respecte atat cerintele de calitate ale rezultatului, cat si bugetul alocat si sa finalizeze proiectul la termenul stabilit (adica sa realizeze planificarea executiei proiectului). Pe parcursul executiei, managerul de proiect va controla la anumite intervale precise (de obicei la finalul anumitor faze ale executiei) daca totul se desfasoara conform planificarii astfel incat sa se asigure ca cele trei constrangeri pe care le are sa fie respectate intocmai la finalul proiectului.

Nu mai este necesar ca clientul sa fie implicat pe parcursul executiei. Acesta stie exact ceea ce urmeaza sa primeasca la finalul proiectului si se asteapta ca cele discutate si stabilite prin contract sa fie intocmai respectate.

Daca totusi pe parcursul executiei apar, din diferite cauze, solictari de modificare a rezultatului, acestea trebuie sa fie mai intai foarte serios analizate si vor putea fi introduse numai daca sunt absolut necesare. De cele mai multe ori, este un proces complicat de analiza si replanificare pentru o viitoare modificare a ceea ce initial s-a decis. Numeni nu este foarte incantat atunci cand apar schimbarile, mai ale atunci cand planficarea a fost extrem de detaliata si a necesitat un efort considerabil. Dar nici clientul nu este tocmai fericit, chiar daca acesta a dorit el insusi acea modificare, pentru ca de obicei aceste schimbari conduc la modificari legate de termenul si bugetul proiectului. De aceea, realizarea modificarilor se va face numai daca persoana care a aprobat proiectul isi da acordul in mod oficial pentru introducerea respectivelor modificari (de obicei printr-un act aditional la contractul initial).

Metodologia Agile

Abordarea Agile este una mult mai flexibila.

Ea presupune ca executia rezultatului sa se faca printr-un proces care sa permita modificari si completari succesive ale rezultatului pe baza unor noi cerinte identificate pe parcursul executiei, sau chiar reluarea anumitor parti ale executiei, daca este cazul.

Nu de putine ori, clientul proiectului nu poate de la inceput sa descrie exact cum anume vrea sa arate rezultatul pe care si-l doreste. Bineinteles ca, in linii mari, are idee cam cum ar vrea sa fie, dar fara sa il poate defini in termeni precisi, in detaliu, de la inceput. Clientul se decide pe parcursul executiei, dupa ce vede si/sau testeaza ceea ce s-a obtinut si decide daca este ceea ce vrea sau nu, daca si ce modificari vrea sa faca rezultatului, sau/si ce completari vrea sa aduca la ceea ce i se arata la un moment dat.

Acest lucru de intampla frecvent in dezvoltarea unor aplicati software sau in amenajarile interioare. Clientul nu isi da seama daca rezultatul este exact ce isi doreste si cum ii raspunde nevoilor sale concrete, decat vazand ceea ce s-a realizat. Cu cat il cerem mai des parerea, cu atat isi va da seama mai repede de ce anume are nevoie si putem astfel sa ii oferim la final un rezultat care sa il multumeasca pe deplin.

De aceea in mod regulat, la intervale mici de timp denumite “sprint-uri” (de obicei 2 saptamani sau cel mult o luna) ii aratam ceea ce am realizat. Astfel clientul poate sa vada si sa inteleaga daca este ceea ce isi doreste, sau sa ne comunice ce anume vrea sa fie modificat, sau cum vrea sa completam rezultatul fata de ceea ce s-a realizat pana la acel moment. In acest fel, putem sa “construim” impreuna cu clientul acel rezultat conform dorintelor si nevoilor sale.

Schimbarile evolueaza astfel de-a lungul executiei proiectului. Din pacate insa, avand in vedere multele si desele schimbari sau/si completari pe care clientul le solicita, pretul total si termenul de finalizare nu pot fi cu exectitate stabilite la inceputul proiectului. Din acest motiv, atat managerul de proiect si echipa sa, dar si clientul, trebuie sa inteleaga acest mod de lucru si sa accepte schimbarile care vor aparea pe parcursul executiei cu toate consecintele lor.

Avantajele si dezavantajele celor doua metodologii.

Ambele metodologii au avantaje si dezavantaje. Tabelul urmator le prezinta pe cele mai evidente.

Metodologia Waterfall

Metodologia Agile

Avantaje

• Este un model usor de utilizat si simplu.

• Fiecare faza are un rezultat asteptat, datorat rigiditatii modelului.

• Termenul de predare si bugetul sunt clar stabilite de la inceput si trebuie respectate.

• Predarea reprezinta acceptarea rezultatului final, daca acesta respecta cerintele inital stabilite.

• Rapiditatea executiei si usurinta de a corecta eventualele erori.

• Usurinta de a face fata schimbarilor.

• Vizibilitate pe tot parcursul executiei.

• Feedback continuu de la client.

• Este mai usor sa se livreze un produs de calitate care sa raspunda nevoilor reale ale clientului.

Dezavantaje

• Necesită specificatii, clare, detaliate si complete de la inceput.

• Schimbarile nu pot fi implementate decat in urma analizei detaliate si a aprobarii acestora, cu timp si costuri suplimentare pentru client.

• Clientul isi poate da seama abia la final ca rezultatul nu este exact ceea ce si-a dorit si sa fie nemultumit.

• Daca nu exista o data fixa de finalizare, clientul va tinde sa ceara din ce in ce mai multe modificari/completari.

• Daca cerintele nu sunt bine definite, costul proiectului si durata acestuia nu pot fi apreciate corect, ceea ce conduce la complicatii la nivelul conducerii organizatiei care deruleaza proiectul (blocarea oamenilor pe termen nedefint, incapacitatea de a prelua si alte comenzi, etc.).

Concluzii

Tabelul urmator prezinta centralizat aspectele caracteristice ale celor doua metode si diferentele dintre ele:

	Metodolgia Waterfall	Metodologia Agile
Abordare	Rigida	Flexibila
Cerintele clientului	Stabilite de la inceput, clar si detaliat, nu se mai schimba pe parcursul executiei	Definite pe parcursul executiei si supuse modificarilor frecvente
Constrangeri majore	Bugetul si timpul sunt clare si bine detaliate conform cerintelor stabilite la inceputul proiectului	Bugetul si timpul sunt doar in principiu definite la inceputul proiectului, urmand sa se clarifice pe parcursul executiei
Planificarea executiei	Clara si detaliata de la inceputul proiectului pentru toata perioada de executie.	Evolueaza in sprint-uri. Numarul exact al sprint-urilor nu poate fi stabilit clar de la inceput si evolueaza pe parcursul executiei.
Livrarea rezultatului	In integraliatea sa la finalul proiectului	In etape, la fiecare final de sprint
Responsabilitatea executiei	Managerul de proiect, conform planificarii	Echipele auto-conduse (membrii echipei decid ei insisi cum vor derula activitatile in cadrul sprint-ului)

Combinarea celor doua metode

De multe ori, in functie de natura proiectului si a rezultatelor pe care acesta le genereaza, se poate folosi o metodologie care sa combine cele doua abordari.

De exemplu, o companie doreste sa retehnologizeze procesele sale de productie. Printre rezultatele pe care le doreste este si crearea unui software care sa monotorizeze anumite rezultate. Pentru componeta software, managerul de proiect va utiliza metodologia Agile, iar pentru restul rezultatelor proiectului (reorganizarea activitatilor, achizita de noi echipamente, trainingul angajatilor, etc.) va folosi metodologia Waterfall.

Sau pentru un proiect de deschidere a unui restaurant, pentru partea de design interior a restaurantului managerul de proiect va putea aborda metodlogia Agile, pe cand pentru restul achizitiilor, angajarea persoalului, dotarile bucatariei si a spatiilor de depozitare, etc va folosi metodologia Waterfall.

Ramane acum ca in proiectele pe care le veti derula sa decideti ce metodologie va avantajeaza ca abordare sau, de ce nu, sa le combinati pe cele doua.

Daca vreti sa stii mai multe despre abordarea Waterfall sau/si Agile, va invit sa venitii la cursurile de management de proiect unde, in functie de cerintele participantilor, abordez pe larga ambele metodologii.

Daca va doriti sa aflati ceva anume dintr-o anumita arie manageriala de care va ocupati, dati-mi va rog de veste – imi va face mare placere sa va ajut. Ne revedem in curand cu blogpostul urmator!