In calitate de manageri de proiect, avem multe intalniri de organizat si de condus pe parcursul derularii proiectului nostru. Acestea au de obicei scopul de a analiza care este stadiul de executie a proiectului si stabilirea masurilor care trebuie luate pentru a respecta termenii contractuali aprobati.

Pe langa aceste multe sedinte, exista una pe care o intalnim sub denumirea de “sedinta de demarare a proiectului” sau in engleza “Kickoff meeting” pe care, din pacate, majoritatea managerilor de proiect o ignora. Si de aici apar foarte multe dintre problemele de pe parcursul executiei.

Presupun ca unii dintre voi ati auzit de ea, nu stiu insa cati ati si participat la una de acest fel. In practica internationala se pune forate mult accent pe ea si veti vedea mai departe de ce.

Vom discuta in acest articol despre scopul unei kickoff meeting si cum ar trebui aceasta organizata. Sa le luam pe rand.

Scopul kickoff meeting-ului

Exista mai multe motive pentru care se organizeaza un kickoff meeting si anume :

Cunoasterea intre ei a membrilor echipei. Unii poate s-au mai intalnit si au lucrat, mai bine sau mai putin bine, impreuna. Altii sunt noi veniti in echipa sau poate chiar in organizatie, nu se cunosc nici intre ei si nimeni nu ii cunoaste inca. Fiind desemnati sa lucreze impreuna pentru executia proiectului, este o buna ocazie pentru toti sa se cunoasca si sa isi impartaseasca unii altora experienta si expertiza pe carele pun la dispozita noului proiect.
Intelegerea ideii din spatele proiectului si a modului in care este definit succesul acestuia. Dupa cum stiti, nicio organizatie nu face proiecte de dragul de a le face. Intotdeauna exista in spatele deciziei de a realiza un proiect un motiv bine intemeiat pentru care conducerea organizatiei a acceptat proiectul, indiferent ca este vorba despre unul intern sau o comanda de la un client extern. Mai mult, rezultatele pe care proiectul le obtine, aduce beneficii nu numai celui/celei care l-a comandat si finantat, dar si organizatiei care il realizeaza si nu in ultimul rand celor implicati in executia sa. Prin urmare, tot acum este momentul ca toti cei care vor lucra impreuna pentru realizarea proiectului sa inteleaga de ce se face proiectul si care sunt beneficiile pe care toti le asteapta de pe urma realizarii acestuia.
Intelegerea modului in care membrii echipei vor lucra impreuna, care sunt rolurile lor, responsabilitatile pe care fiecare persoana le are, modul in care vor depind unii de ceilalti in desfasurarea activitatilor si a felului in care se pot sprijini intre ei atunci cand va fi nevoie.

Aceasta intalnire este deci o oportunitate pentru toti cei implicati sa puna bazele unui climat de incredere si respect reciproc. Lipsa acestei intalniri sau proasta ei organizare poate conduce la insuccesul proiectului si la insatisfactia tuturor celor care sunt implicati si/sau afectati intr-un fel sau altul de rezultatele proiectului.

Agenda unui Kickoff meeting

Bunele practici in materie de conducere a sedintelor, si deci si a kickoff meeting-ului, recomanda pregatirea unei agende a discutiilor care se vor purta. Bine organizata, o asemenea intalnire creaza climatul de lucru necesar pentru ca, la final, proiectul sa fie unul de succes pentru toti cei implicati. Iar ca manager de proiect, este responsabilitatea noastra de a o organiza si a o conduce corespunzator pentru a-si atinge scopul.

Agenda unui kickoff meeting cuprinde de obicei, urmatoarele 5 mari tipuri de subiecte:

Cunoasterea reciproca a membrilor echipei

Fotografie oferita de site-ul www.pexels.com

Subiectul este legat de prezentarea tuturor membrilor echipei, in special a noilor veniti, a experientei si expertizei fiecaruia si a modului in care ei pot contribui la succesul proiectului. Chiar daca unii dintre membrii echipei se cunosc intre ei din organizatie, de cele mai multe ori nu au lucrat impreuna si in orice caz nu in acest context. Este o ocazie sa explicam tuturor de ce anume a fost ales fiecare sa faca parte din echipa proiectului. Iar cand in echipa sunt si persoane nou angajate in organizatie pentru proiectul nostru, cu atat mai mult este datoria managerului de proiect sa ii ajute sa de familiarizeze unii cu ceilalti cat mai repede pentru ca sa formeze cu totii o echipa solida pentru executia cu succes a proiectului.

2. Cine este clientul sau/si cine a aprobat proiectul.

Fara informatii suficiente, oamenii fac presupuneri referitoare la persoana care a comandat sau/si a decis realizarea proiectului. Iar daca deja aceasta este cunoscuta a fiind o persoana dificila, cei care iau parte la proiect si-au format deja anumite convingeri negative despre aceasta. Pentru a intampina tot felul de probleme de comunicare si relationare cu respectiva persoana pe parcursul executiei, este mai bine sa se discute de la inceput deschis cu toti membrii echipei de proiect despre cine este aceasta si care sunt motivele din spatele deciziei de realizare a proiectului. Impratasiti cu totii informatiile pe care le aveti - bune si rele – despre modul in care s-a lucrat cu aceasta persoana in proiecte trecute. Ajutati echipa sa inteleaga cum propuneti sa decurga in proiectul de fata relatia cu aceasta. Fiti deschisi la toate propunerile pe care oamenii le au, bazate pe exerientele lor trecute in relatiia cu aceasta persoana. Explicati care sunt obiectivele proiectului atat pentru persoana in cauza, dar mai ale pentru organizatie. Si nu in ultimul rand, scoateti in evidenta si ce anume si cum poate castiga fiecare dintre membrii echipei de proiect implicandu-se in proiect (adica asa cum spun americanii, evidentiati care este acel “what’s in it for me” pentru fiecare din membrii echipei).

Mai mult decat atat, acum este momentul sa identificam si sa stabilim impreuna care sunt factorii de succes ai proiectului. Cu alte cuvinte sa intelegem cu totii ce inseamna succesul proiectului si cum se va masura acesta, atat pentru persoana care a comandat/finantat, cea care a decis realizarea acestuia, dar si pentru fiecare dintre membrii echipei de proiect. In acest fel oamenii se vor stii si cum pot colabora mai bine unii pe ceilalti si vor fi interesati/motivati sa contribuie cu totii la obtinerea acestui succes.

3. Ce anume se realizeaza in proiect si cum anume.

De regula, pentru aprobarea proiectului, este realizat un plan al modului in care acesta va fi derulat. Indiferent de gradul de detaliere al planificarii, pe baza acestui plan s-a stabilit printr-un document oficial (respectiv contractul cu clientul sau decizia de a se realiza un proiect intern), termenii in care a se va realiza proiectul. Prin urmare, exista deja cateva documente cu specificatiile generale privind calitatea livrabilului, graficul de executie si bugetul alocat proiectului, toate trei fiind aprobate si obligatoriu de respectat. Ajutati oamenii ca in aceasta sedinta,cu totii sa se familiarizeze cu ceea ce a fost planificat sa se execute si cum. Este o ocazie nu numai ca toti sa inteleaga care a fost conceptia referitoare la realizarea proiectului, dar si sa ajusteze sau sa remedieze eventualele aspecte de planificare insuficient detaliate, poate necorelate suficient sau chiar eronate.

In engleza aceasta prezentare explica “the project scope”. Noi o denumim, “aria de desfasurare” sau “aria de cuprindere a proiectului”. In acest mod ii ajutam pe toti sa inteleaga munca pe care o vor depune, impreuna, pe toata durata proiectului. Vor sti astfel cu totii de la inceput ce anume urmeaza sa se intample, ce se asteapta de la fiecare dintre ei si cum vor depinde si se vor influenta unii pe ceilalti in realizarea activitatilor.

Se spune ca la acest moment se efectueaza un RAID asupra proiectului (acronimul RAID in engleza insemnand Risks = riscuri, Assuptions = presupuneri, Issues = probleme si Dependencies=depenedente). Aceste aspecte sunt discutate pe larg la cursul de manager de proiect la care va invit sa participati.

Stiind cu totii aceste aspecte de la inceput, surprizele neplacute vor fi reduse la minim si totodata se va realiza o prima legatura intre toti participantii, bazata pe deshidere si incredere intre toti membrii echipei.

4. Cum vor lucra membrii echipei de proiect impreuna.

Realizarea proiectului este o munca de echipa. Fiecare are un anumit rol si anumite responsabilitati. Ca intr-o orchestra, managerul de proiect este dirijorul, iar membrii echipei sunt instrumentistii. Toti trebuie sa isi stie “partitura” foarte bine, dar si cum sa se armonizeze unuii cu ceilalti. Adica cum sa colaboreze si sa comunice eficient impreuna la realizarea proiectului.

Cand echipa are oportunitatea sa inteleaga proiectul si contextul in care acesta se va realiza, rolurile si responsabilitatile fiecaruia se discuta si se clarifica usor, precum si relatiile dintre ei. De obicei acum se realizeaza acel plan de alocare a responsabilitatilor (sau plan de comunicare cum il denumesc unii), cunoscut sub denumirea de matricea RACI. Termenii acronimului vin de la de principalele moduri de relationare pe care membrii echipei le vor avea pe parcursul executiei intre ei dar si cu toate celelalte persoane implicate in proiect ( adica cine este “Responsible” = responsabil cu executia, cine este “Accountable” = cine este persoana de decizie pentru anumite actiuni, cine este “Consulted” = cine poate sau trebuie consultat pentru anumite directii de actiune si cine este “Informed” = cine trebuie sa fie neaparat informat de respectivele actiuni).

Matricea, despre care discutam pe larg la cursul de manager de proiect, ajuta la eliminarea celor mai multe neclaritati in relationarea dintre oamenii implicati in realizarea proiectului si ii ajuta pe toti sa colaboreze si sa comunice mai usor impreuna. Stim cu totii ca planificarea executiei unui proiect nu este pana la urma decat o presupunere legata de modul in care speram sa se deruleze aceasta si ca in cele mai multe situatii, pe parcurs apar tot felul de schimbari sau /si situatii neasteptate. Aceasta partea a sedintei de demarare ii va ajuta pe oameni sa capete incredere in ei insisi dar si in colegii lor, sa stie ce anume se asteapta de la fiecare, cum se pot sprijini si ajuta intre ei atunci cand situtia cu siguranta o va cere.

5. Intrebari si raspunsuri – ale aspecte de discutat sau de semnalat

Fotografie oferita de site-ul https://pixabay.com

Ca de altfel la orice sedinta corect planificata si organizata, la finalul ei este nevoie sa pastram cateva minute pentru a oferi participantilor posibilitatea de a pune orice alte intrebari si a raspunde la eventualele neclaritati. Oricat de bine ne-am pregati agenda subiectelor pe care le vom abora la acest kickoff meeting, nu avem cum sa stim care sunt intrebarile, nelamuririle, temerile si asteptarile membrilor echipei de proiect. Tocmai pentru a crea un climat de lucru bazat pe incredere si respect reciproc, este momentul sa ii lasam pe toti cei prezenti sa isi exprime punctele de vedere legate de executia proiectului si sa puna toate intrebarile pe care le mai au de pus. Trebuie sa ii incurajam pe toti nu numai sa si le exprime liber, dar mai ales sa avem rabdare sa le discutam pe la toate si sa raspundem la nelamuririle lor. Practic este ocazia sa ne cunoastem cu totii mai bine si sa ne asiguram ca nu raman aspecte nesemnalate, nediscutate, neclarificate. Evident ca pe parcursul executiei proiectului vor mai aparea lucruri ce vor trebui disutate. Cu cat insa toata lumea este mai lamurita de la inceput aspura intregului context in care se va lucra impreuna pentru o buna perioada de timp, cu atat va fi mai usor pentru toti sa colaboreze si cresc sansele ca proiectul sa fie unul de succes.

Incheierea sedintei

La final, ca la orice intalnire, si aceasta kickoff meeting se incheie cu un proces verbal de sedinta (adica minuta de sedinta). In acesta se va mentiona pe scurt tot ceea ce s-a discutat si stabilit, toate modificarile care au fost facute in planifcare, cu justificarea tututor deciziilor luate de echipa. Astfel, pe parcursul executiei, oricine va putea reveni la aceasta prima consemnare a subiectelor discutate despre proiect, va inteleaga de ce s-au luat anumite decizii. Iar daca este cazul de unele modificari, se va vedea de unde s-a pornit si cum aceste eventuale schimbari influenteaza executia proiectului pe urmatorea perioada.

In concluzie, am explicat care este scopul unei astfel de sedinte si cum se organizeaza aceasta. Cred ca acum ati inteles de ce aceasta kickoff meeting este atat de importanta si sa stiti cum sa o organizati cat mai bine.

M-as bucura sa aflu daca ati participat la o asemenea sedinta, daca ea a fost utila si de ce. Iar daca aceasta nu a existat in proiectele la care ati participat, care au fost consecintele lipsei ei. Din astfel de comentarii, avem toti de castigat. Va astept cu nerabdare mesajele.

Daca vreti sa stiti mai multe despre managementul proiectelor, va invit sa va inscrieti la cursurile de management de proiect unde, in functie de cerintele participantilor, detaliez pe larg toate procesele necesare in conducerea cu succes a proiectelor.

Daca va doriti sa aflati ceva anume dintr-o anumita arie manageriala de care va ocupati, dati-mi te rog de veste – imi va face mare placere sa va ajut. Ne revedem in curand cu blogpostul urmator!