Ca manager de proiect am fost de multe ori in situatia de a ma lupta sa finalizez un proiect la timp si sa ma incadrez in bugetul alocat. Sunt convinsa ca si tu te-ai lovit de problema aceasta in proiectele pe care le-ai condus. Si cand spun proiecte, nu ma refer doar la cele din activitatea ta profesionala. Ma gandesc chiar si la cele personale de genul renovarea apartamentului sau organizarea unei petreceri aniversare. Ai reusit sa termini tot ceea ce ti-ai propus sa faci in timpul alocat? Ai reusit sa te incadrezi in banii pe care ti i-ai propus sa ii cheltuiesti? Nu trebuie sa raspunzi. Cunosc si raspunsul si sentimentele prin care ai trecut.

Problema este ca de cele mai multe ori, abordam problema in mod gresit. Stabilim un interval de timp precis si o suma de bani anume pentru niste activitati gandite mult prea sumar si gata, ne asteptam sa si se intample intocmai. Pe masura ce proiectul se deruleaza, constatam ca lucrurile stau cu totul altfel. Nici timpul nu ne ajunge si nici banii nu sunt suficienti pentru a face tot ceea ce ne-am dorit sa facem. Mai ales atunci cand mai apar “ca din senin” si multe alte aspecte la care nici nu ne-am gandit initial.

Trecand prin astfel de experiente am invatat ca trebuie sa abordez problema cu totul altfel. Cum? Pur si simplu, am decis sa incerc sa inversez ordinea lucrurilor. O sa va dau exemplu vacanta facuta cu sotul meu la Paris de acum cativa ani.

Am inceput cu o lista cu ce anume am vrea sa vedem si sa facem in Paris. Am extins cercetarea la obiectivele turistice cunoscute si cele mai putin cunoscute dar pe care vroiam sa le vizitam in mod special. Mai departe am cautat mijloacele de transport cele mai avantajoase pana la Paris dar si in oras, locul unde sa ne cazam si unde sa mancam bine si la preturi rezonabile. Am cercetat preturile si eventualele facilitati de plata oferite pentru turisti. Internet-ul a fost sursa principala. Am intrebat pe cei care vizitasera Parisul inaintea noastra, dar si prieteni si cunostinte care locuiesc in Franta. Asa am definitivat lista cu toate punctele de interes. Apoi am completat lista cu un un plan detaliat cu ceea ce puteam face in fiecare zi, cu costurile si duratele vizitelor la respectivele obiective turistice si cu toate celelelate costuri ce trebuiau acoperite zilnic. Si asa am ajuns sa stabilim durata excursiei si bugetul de care am fi avut nevoie.

Pasul urmator a fost sa comparam planul cu ceea ce puteam efectiv sa acopeirm in privinta timpului si a costurilor asociate excursiei. Am mai ajustat astfel putin timpul si bugetul, renuntand la unele obiective, dar si adaugand altele la lista initiala. Apoi am “batut in cuie" planul si am stabilit o rezerva la bugetul total, gandindu-ne si la eventuale probleme care ar putea aparea pe parcursul excursiei. Abia apoi am facut rezervarile necesare si la momentul stabilit ne-am suit in avion.

Va pot spune cu sinceritate ca acea vacanta la Paris a fost una extrem de placuta si complet fara stres. Planul detaliat pe care l-am facut ne-a fost de mare ajutor. Recunosc ca am fost putin “pe fuga” la unele obiective turistice, am cheltuit uneori un pic mai mult, mai ales pe cadouri… Dar la final am constatat cu bucurie ca ne-am incadrat in bugetul alocat (am consumat totusi destul de mult din rezerva.... asta e!), dar planul zilnic de obiective turistice vizitate a fost respectat intocmai.

Solutia pentru reducerea stresului

Am aplicat apoi metoda si in proiectele mele profesionale, indiferent ca a fost vorba de comanda unui client sau de obtinerea unei finantari externe in organizatiile in care am lucrat.

Prin urmare sfatul meu pentru a scapa de stresul terminarii unui proiect la timp si in bugetul alocat, aveti de urmat doar trei pasi simpli:

Renuntati sa “alergati dupa bani” si sa “prindeti din zbor “ orice client sau orice finantare lansata. Stiu ca nevoia de bani in orice organizatie este mare si continua. Stiu ca de obicei clientul vrea o oferta “pe loc”. Stiu ca din momentul lansarii unei linii de finantare, termenul limita de depunere a aplicatiei este foarte scurt. Nu este insa un motiv sa ne grabim si sa redactam pe fuga proiectul sau oferta, prezentand un deadline si un buget realizate doar pe baza unei analize sumare ca apoi sa ne chinuim sa le respectam. Pentru ca de cele mai multe ori, nu reusim.
Ganditi-va mai intai de ce vreti sa faceti un anume proiect sau sa aceptati o anumita comanda: ce castigati ca organizatie din derularea acelui proiect. Se incadreaza solictarea clientului sau programul de finantare lansat in strategia organizatiei? Va conduce realizarea proiectului la obtinerea beneficiilor asteptate de companie? Este proiectul calea cea mai buna sau ar fi mai bine sa realizati alte proiecte? Porniti de la nevoie si nu de la sumele pe care le-ati putea obtine ! Daca decidenti ca merita “sa intrati in joc”, faceti-va un plan amanuntit cu tot ce va trebui sa faceti in acel proiect, stabilind cat mai exact termenele de finalizare a activitatilor si costul acestora.
Abia apoi propuneti clientului sau finantatorului deadline-ul si bugetul necesar pentru proiectul respectiv. Daca acesta accepta propunerea voastra, incepeti sa derulati activitatile. Daca acesta nu o accepta, aveti un proiect gandit in detaliu necesar organizatiei si cautati alte surse de finantare. Le veti gasi cu certitudine daca proiectul este bine justificat si mai ales bine structurat, cu un pan solid si detaliat anexat propunerii de finantare.

Doar asa veti fi cu mult mai relaxati si veti putea cu mai putin efort sa conduceti proiectul respectand si deadline-ul si bugetul alocat.

Alte idei ? Alte solutii care s-au dovedit a fi utile ?

Aceasta este metoda care pe mine m-a ajutat. Voi ati gasit si alte solutii de a elimina stresul de la deadline-ul unui proiect? Abia astept sa aflu si alte metode eficiente pentru cum putem conduce proiectele personale si profesionale cat mai relaxati cu putinta. Imi poti lasa un mesaj mai jos la "comments" sau sa completezi formularul de contact online. Ma poti contacta si pe pagina de facebook sau linkedin, unde vei gasi multe articole interesante legat de domeniul managementului.

Fotografiile din acest blog sunt oferite de site-urile https://pixabay.com si www.pexels.com