De cate ori ajung in timpul unui curs de management general sau de management de proiect (dar nu numai), la momentul in care vorbesc despre necesitatea relationarii cu contabilitatea, marea majoritate a participantilor au reactii de genul: "Daca ati stii ce probleme am eu cu contabilitatea..... !”
Recunosc ca am fost si eu in situatia de a lucra si relationa direct cu contabilitatea. Indiferent de pozitia pe care am avut-o in organizatie, toate situatiile de acest gen m-au ajutat foarte mult in activitatea mea manageriala ulterioara.
Am avut parte si de cateva exeriente foarte placute de care m-am bucurat si pentru care pastrez cu drag o vie amintire despre contabilii respectivi. Din pacate insa au fost si unele de neplacute care mi-au lasat un gust amar. De curand, un cursant mi-a cerut sa ii dau cateva idei depre cum sa rezolve un conflict aparut intre managerul unuia dintre proiectele importante ale companiei sale si contabilul-sef. Ambele persoane sunt buni profesionisti insa nu pot coabora deloc usor unul cu celalalt si de fiecare data este nevoit sa medieze discutiile dintre cei doi.
Mi-a venit astfel idea sa va povestesc doua dintre cele mai neplacute experiente pe care le-am avut cu contabilii unor organizatii in care am lucrat. Am ales aceste doua exemple pentru ca ambele au fost extrem de dificile desi relatia mea a fost una diferita cu fiecare dintre cele doua. De aceea cred ca lectiile invatate in aceste doua ocazii, dar si in toate celelalte de care am avut parte, pot sa va fi de folos indiferent de pozitia pe care o aveti in companiile in care lucrati.
1. Relatie colaborator extern - contabilul si juristul unei companii
Lucram ca trainer colaborator intr-un program mare de formare profesionala a angajatilor unei companii. Activitatea in sine a fost mai mult decat placuta, oameni au fost extrem de interesati si dornici sa acumuleze cunostinte si compentente, activi si implicati, o experienta pe care orice trainer si-ar dori-o. Forma de colaborare propusa de organizatorii programului de formare pentru cele doua cursuri derulate in acel an si pe care am acceptat-o fara vreo problema, a fost cea de conventie de prestari servicii civile ca persoana fizica (in acea vreme nu eram inca PFA). La inceputul anului urmator, trebuia sa primesc de la contabilitate o adeverinta privind salariul incasat si contributiile virate de organizatie pentru a o depune la administratia financiara in vederea declararii venitului global din anul precedent.
Fotografieoferita de site-ul https://pixabay.com
Doamna contabil-sef mi-a conditionat insa eliberarea adeverintei de semnarea unei declaratii prin care, in cazul in care activitatea de trainer ar putea fi reconsiderata ca activitate dependenta a companiei, sa ma angajez ca voi plati diferenta la contributii pe salariul primit atat pentru mine ca angajat cat si pe cele ale angajatorului. Da, ati citit bine: si pe cele ale angajatorului !
Evident ca am refuzat, angajandu-ma sa platesc doar pe cele care mi-ar reveni mie in calitate de angajat, daca va fi cazul. In aceste conditii, contabila nu a vrut sa imi elibereze adeverinta de care aveam nevoie pentru administratia financiara.
Dupa discutii interminabile cu doamna respectiva, am ajuns la juristul intreprinderii care, evident, mi-a dat dreptate. Conflictul s-a extins intre doamna respectiva si juristul companiei, aceasta adresandu-i-se colegului sau cu replica: “ Daca se intampla ceva, platesti tu din buzunarul tau?” Dupa cateva momente de stupoare in fata unei asemenea replici, juristul a facut el insusi modificarea respectiva a semnat si mi-a inmanat unul dintre cele doua exemplare, solicitandu-i sa imi elibereze imediat adeverinta. Personal, am fost socata nu numai de atitudinea ei fata de mine, dar si de atitudinea fata de colegul ei. Am aflat ulterior ca aceasta era atitudinea curenta a persoanei respective cu toti cei cu care lucra sau cu care intra in contact. Si astazi ma intreb cum de o asemena persoana era tolerata in compania respectiva. Singura explicatie ar fi ca doamna era o persoana ca cele din situatiile amintite in blogpostul anterior (vezi blogpost-ul din luna aprilie 2017).
2. Relatie director general - contabil
O alta experienta neplacuta a fost cea in care lucram ca director general intr-un ONG. Consultanta ONG-ului ne-a trimis insa pe toti cei din echipa de conducere la o serie de cursuri de management pentru a avea o intelegere si un limbaj managerial comun. Asa am invatat cat este de important sa te ocupi, ca manager, de managementul financiar al companiei sau al departamentului pe care il conduci.
Fotografieoferita de site-ul https://pixabay.com
Pe masura ce invatam, aplicam cele invatate in activitatea organizatiei. Am inceput sa fac asadar si activitate de management financiar. Asa cum mi se parea normal, ma consultam cu contabila de doua ori pe an (de obicei atunci cand trebuia sa facem raportarile catre finantatori) pentru a ma asigura ca am efectuat corect raportarea financiara. Trebuia deci sa avem, si contabila si eu, aceleasi rezultate. Rezultatele insa de cele mai multe ori difereau si discutam cu contabila sa vedem de unde proveneau diferentele. Nu vreau sa ma laud, dar in majoritatea situatiilor socotelile mele erau cele corecte. Si, de fiecare data, venea a doua zi si imi spunea ca a descoperit unde era eroarea. O lasam sa corecteze si eram multumita ca totul era in regula fara sa iau alte masuri pentru ca intodeauna m-a interesat rezultatul final si nu sa blamez pe cineva.
Dupa cateva situatii de acest gen, la una dintre sedintele saptamanale ale echipei de conducere la care participa, fara macar sa se ajunga sa se discute pe situatiile financiare, contabila s-a sculat, a iesit din sala de sedinta, a revenit dupa 10 minute, a pus pe masa demisia si... a plecat. Toti cei prezenti au ramas fara cuvinte, neintelegand ce se intampla. Era intr-o zi de vineri, luni era zi de salariu. Am revenit luni de dimineata si am deschis repede in computerul ei pentru a gasi statele de plata si a da oamenilor salariul. Stupoare: computerul era complet curat, adus la setarile de fabrica. Motivul invocat ulterior de contabila a fost acela ca toate programele din computer erau programe realizate de sotul ei, inginer IT si ii apartineau in totalitate. Avea insa toata documentatia salvata si printata pe suport clasic, de hartie, indosariata in bibliorafturi. M-am uitat pe ultimele state de plata, am dat oamenilor doar un avans si am intreprins urgent toate demersurile pentru a angaja o noua persoana care sa preia activitatea de contabilitate.
Lectii invatate
Trecuta prin aceste experiente si prin multe altele (atat cele pozitive, dar mai ales cele negative), am cateva sfaturi pe care le dau acum tuturor celor care se afla in pozitii manageriale, in special managerilor din esalonul superior:
In primul rand, intelegeti si acceptati ca nu este vina nimanui pentru situatiile dificile care apar in relatia manager-contabil. Aceasta a fost una dificila de cand lumea si pamantul din motive cat se poate de obiective: responsabilitati diferite dar neclarificate suficient, tipuri de personalitate si de comportament diferite, presiunile mediului organizational, stresul si alti factori perturbatori. Stabiliti responsabilitati clare si evaluati in mod obiectiv performantele tuturor angajatilor, indiferent de pozitia lor in compaine, atat in privinta rezultatelor concrete dar si a comportamentelor fiecaruia. Si luati masurile care se impun in functie de aceste evaluari. La cursurile de management al performantei, explic in detaliu cum se seteaza si se evalueaza performanta in mod obiectiv.
Invatati management financiar si aplicati-l in cadrul departamentului sau al intregii organizatii, in functie de pozitia pe care o detineti. Responsabilitatile manageriale includ si managementul financiar. Chiar daca nu lucrati efectiv cu numerar, aveti responsabilitati clare privind cheltuielile organizationale si ale departamentelor pe care le conduceti. Nu este normal sa lasati totul in seama contabilitatii ca apoi sa aveti conflicte pe marginea rezultatele obtinute. Aveti incredere in colegii vostri contabili, dar ocupati-va direct de ceea ce este in responsabilitatea voastra manageriala. Montorizati-va bugetul alocat, intocmiti-va personal situatiile financiare si verificati-va periodic cifrele cu cele de la contabilitate. "Duble-checking-ul" este intotdeauna binevenit pentru a preintampina eventualele porbleme ulterioare.
Daca sunteti manager general, tratati contabilii la fel cum tratati orice alt manager din subordine, pe cel de operatiuni, cel de resurse umane, cel de aprovizionare, cel administrativ sau cel de relatii cu clientii. Contabilul este o functie indispensabila in orice companie, dar nu detine “adevarul absolut” si in niciun caz nu este persoana cheie in nicio organizatie. Contabilul este un angajat ca orice alt angajat. Toti sunt egali si au responsabilitati specifice cu postul pe care il ocupa. Nu este nici unul mai presus de celalalt. Cu alte cuvinte, nu acordati contabilului puteri si responsabilitati sporite, daca nu este cazul. Si nici nu ii alocati sarcini si responsabilitati care revin in mod normal celorlalti manageri.
Sper ca cele povestite sa va fie de folos. Daca ati avut experiente similare sau altele care merita povestite, contactati-ma! Aastept cu interes sa le aud. Sunt convinsa ca aveti multe de povestit si lectii din care cu totii avem multe de invatat.
Va doresc tututor mangerilor non-finantisti ca in comunicarea cu serviciul de contabilitate sa aveti parte de o relatie plina de multumiri profesionale si personale reciproce.