Succesul executiei unui proiect depinde de acuratetea estimarilor pe care le facem privind durata si costul realizarii rezultatului dorit de client. Este extrem de neplacut atunci cand ajungem in situatia sa anuntam clientul ca nu putem termina proiectul la termenul stabilit si ca bugetul nu mai este cel pe care i l-am prezentat intial.

In completarea unui articol precedent in care detaliam modul de redactare a bugetului unui proiect, aduc acum precizari legate de cum sa estimam valorile pe care le prezentam pentru costul resurselor necesare derularii activitatilor si pentru durata lor de realizare.

Cand facem aceste estimari, pornim de fapt de la o serie de presupuneri legate de ceea ce speram ca vom reusi sa realizam pe parcursul derularii proiectului. In realitate, stim de la inceput ca exista multe riscuri posibile sau evenimente neprevazute care pot modifica substantial estimarile pe care le-am facut la inceput.

Pentru a le tine totusi sub control, exista o metoda - denumita metoda PERT - care ne ajuta ca estimarile pe care le facem sa fie unele cat mai aproape de ceea ce se va intampla in realitate.

Ce este metoda PERT?

Metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique) este o tehnica de estimare a duratei si/sau a costului unei activitati care tine cont de riscurile si incertitudinile legate de executia acesteia. Metoda ia in considerare trei valori:

Cea mai probabila valoare (M) – valoare considerata a fi cea mai probabila pe baza unei evaluari cat mai realiste a efortului necesar realizarii activitatii respective.
Valoarea optimista (O) - valoarea pe care o consideram ca va fi obtinuta in cel mai fericit scenariu, daca totul va merge mult mai bine decat ne asteptam in mod normal.
Valoarea pesimista (P) - valoarea pe care o consideram ca va fi obtinuta in cel mai nefericit scenariu, daca totul va merge mult mai rau decat ne asteptam in mod normal (excluzand totusi din discutie o catastorfa care ar conduce la inchiderea proiectului).

Cum se foloseste metoda PERT?

Metoda PERT se bazeaza pe o formula care tine cont de toate cele trei valori descrise mai sus (M, O si P) calculand o medie ponderata a celor trei valori. Astfel:

Media ponderata: (O + 4M + P) / 6.

Fata de aceasta medie, PERT calculeaza o deviatie standard +/- de la acesta valoare:

SD = (P - O) / 6

Aceata deviatie standard determina un interval denumit sigma (simbolul sigama este „σ”). Acest interval reprezinta limita maxima si minima in care media ponderata calculata mai sus poate oscila. Metoda permite astfel stabilirea a unor intervale denumite 1, 2, 3 sigma (sau mai multe, pana la 6 sigma), fiecare interval avand o anumite probabilitate de manifestare. Intervalul considerat ca fiind cel mai realist va fi ales pe baza unei analizei riscurilor care s-ar putea manifesta pe parcursul executiei activitatii. Despre analiza riscurilor vom discuta intr-un alt blog-post ulterior.

Exemplu de estimare folosind metoda PERT

Voi exemplifica metoda estimand durata unui proiect. Metoda se aplica la fel si pentru estimarea costului activitatilor unui proiect.

Sa spunem ca am angajat o echipa care sa renoveze un apartament dintr-o cladire veche. La negociere, echipa estimeaza o durata probabila 2 luni, respectiv 60 de zile, bazandu-se pe probleme inerente care pot aparea de regula la o cladire veche. Avand exeprienta unor astfel de lucrari, ei spun insa ca este foarte posibil sa apara si tot felul de suprize neplacute, mai complicate, care vor fi descoperite abia in timpul executiei. Daca acest lucru se intampla, echipa presupune ca durata lucrarilor ar putea ajunge la 4 luni, respectiv 120 de zile. Totusi, daca nu vor fi niciun fel de probleme, ei considera ca pot finaliza lucrarea mai repede, adica intr-o luna si jumatate, respectiv in 45 de zile.

Pe baza acestor informatii, calculam media ponderata a duratei renovarii:

Durata medie ponderata = (O + 4xM + P)/6 = (45 + 4x60 +120)/6 = 67,5 zile

Conform metodei, calculam si deviatia standard fata de aceasta medie ponderata:

SD = (P-O) /6 = (120 – 45)/6 = 12,5 zile.

Adunand si scazand din valoarea medie ponderata de 67,6 zile, deviatia standard de 12.5 zile, putem estima trei intervale care ne arata ca:

cu o probabilitate de 68%, ca lucrarile de renovare se vor finaliza cel mai devreme in 67,5 - 12,5 = 55 de zile sau cel mai tarziu in 67,5 + 12,5 = 80 de zile (1 sigma);
cu o probabilitate de 95%, ca lucrarile de renovare se vor finaliza cel mai devreme in 67,5 – 2 x 12,5 = 42.5 zile sau cel mai tarziu in 67.5 + 2 x 12,5 = 92.5 zile (2 sigma);
cu o probabilitate de 99.7%, ca lucrarile de renovare se vor finaliza cel mai devreme in 67.5 - 3 x 12,5 = 30 de zile sau cel mai tarziu in 67.5 + 3 x 12,5 = 105 zile (3 sigma).

In functie de concluziile analizei riscurilor, vom alege una dintre cele trei varaiante, cea pe care o consideram a fi cea mai realista.

Astfel, in loc sa spunem ca durata proiectului este de 67.5 zile (media pondearata), luand in discutie riscurile si situatiile neprevazute, vom putea estima mai realist ca renovarea va dura 80 de zile, sau 92,5 sau chiar 105 zile.

Valorile calculate prin metoda PERT pot fi calculate si la nivelul fiecarei activitati in parte, in functie de nivelul de detaliere pe care il consideram necesar pentru a tine sub control intreaga exectuie. Astfel, valorile estimate in acest mod sunt corelate mai departe intre ele, ajutand la intocmirea calendarului, respectiv a bugetului necesar pentru executia lucrarilor.

Avantajele si dezavantajele utilizarii metodei PERT pentru estimarea duratei sau costului unei activitati

Ca pentru orice metoda sau instrument managerial de care ne folosim in managementul proiectelor, trebuie sa stim care sunt avantajele si dezvantajele metodei PERT si sa decidem daca este utll sau nu sa o folosim in proiectului nostru.

Printre avantaje putem mentiona faptul ca:

Estimarea este utila in cazul unor proiecte de complexitate si durata medie spre lunga unde riscul de nerespectare a termenelor de finalizare si a bugetului este semnificativ.
Clientul are mai multa incredere intr-un manager de proiect constient de riscurile pe care le poate intalni si pe care le ia in considerare in estimarile pe care i le prezinta clientului.
Echipa se simte mai sigura pe ceea ce se va intampla pe parcursul executiei si poate tine mult mai usor sub control eventualele intarzieri sau depasiri de buget care se pot materializa pe parcursul executiei.
Clientul este multumit atunci cand cele mai “negre”previziuni nu se materializeaza si nici nu se simte pacalit in cazul in care proiectul se termina mai repede si cu un cost final mai mic.

Metoda are insa si o serie de dezavantaje, precum faptul ca:

Pentru proiecte simple si de scurta durata, metoda nu este deloc eficienta.
Pentru proiectele foarte complicate si de lunga durata, intervin mai multi factori care pot influenta estimarile si aplicarea acestor formule simple nu reflecta complet influenta lor.
Estimarile valorilor pentru variantele O, M si P sunt subiective si depind de judecata, experienta, perceptiile si asteptarile estimatorilor.
Informatiile care stau la baza estimarilor pentru valorile O, M si P pot fi uneori incomplete sau eronate.
Chiar daca metoda se bazeaza pe o valoare medie ponderata fata de care a fost luata in discutie si deviatia standard, pot aparea oricand situatii care sa arate ca estimarile realizate nu au fost suficient de precise.

Una dintre cele mai importante responsabilitati ale unui manager de proiect este efectuarea unor estimari corecte. Aceste responsabilitati includ reducerea si atenuarea riscurilor negative ale proiectului, dar si cresterea posibilitatii de a folosi orice oportunitate care poate aparea pe parcursul executiei. Utilizarea metodei PERT, impreuna si cu alte instrumente si tehnici specifice managemenului de proiect, ii ajuta pe managerii de proiect la o planificare mai realista a executiei proiectului, dar si la tinerea sub control a derulariii acestuia.

Daca vrei sa afli mai multe despre cum sa aplici parctic metod PERT in proiectele de care raspunzi, te astept la cursul de Management de proiect. Urmareste calendarul cursurilor T&C’n Business si inscrie-te pentru a-ti asigura locul la urmatoarea sesiune de curs.

Daca ai intrebari sau vrei sa alfi ceva anume despre aceasta metoda sau despre managementul proiectelor, ma poti contacta oricand si iti voi raspunde cu placere.