Estimarea bugetului este necesara pentru orice tip de proiect, de la construirea unui pod pana la dezvoltarea unei noi aplicatii software sau amenajarea interioara a propriei locuinte.

Bugetul proiectului reprezinta costul estimat al tuturor resurselor necesare pentru realizarea proiectului pe baza a ceea ce se stie la momentul intocmirii sale. Costul real nu poate fi niciodata stiut cu certitudine decat la finalul executiei.

O estimare cat mai corecta si apropiata de ceea ce se va cheltui in realitate este esentiala pentru buna executie a unui proiect si respectarea bugetului alocat acestuia. Realizarea proiectului va modifica de cele mai multe ori bugetul estimat initial. Preturile de la momentul achizitiei pot diferi de cele estimate. Riscurile asociate cu realizarea oricarui proiect pot aduce costuri neasteptate. Pot aparea costuri suplimentare datorita unor activitati omise sau identificate eronat.

Suntem cu totii constienti ca la final, costul proiectului va diferi de bugetul intial. Provocarea intocmirii unui buget este ca aceasta diferenta sa fie cat mai mica (de obicei se accepta cel mult +/- 5…7%).

O metoda corecta de estimare poate face diferenta dintre un proiect de succes si unul esuat.

De aceea este important sa te asiguri ca estimarea ta este cat mai aproape de realitate. Pentru aceasta, ai de parcurs urmatorii pasi:

Stabileste mai intai aspectele importante legate de modul de intocmire a bugetului de proiect: cu cine vei lucra pentru a face estimarea costurilor, care este termenul la care trebuie sa il prezinti spre aprobare, nivelul necesar de detaliere a bugetului, metodele de estimare pe care le vei folosi, modul in care vei structura bugetul, care sunt ipotezele pe baza carora vei face estimarea, etc.
Determina apoi toate activitatile necesare pentru executia proiectului, realizand lista ordonata a acestora (intocmeste un work breakdown structure – WBS, instrument specific in managementul de proiect).
Stabilieste care sunt toate resursele necesare pentru realizarea fiecarei activitati din WBS si metoda de estimare potrivita pentru fiecare element al acesteia (materiale, echipamente, consumabile, transport, depozitare, manopera, etc).
Nu uita de resursele administrative de la nivelul firmei tale (“indirecte” sau “de regie”, cum se mai numesc acestea) care se vor regasi intr-un anumit procent in bugetul proiectului. Daca nu este impus de catre finantator un anumit nivel al sumei respective, stabileste care este cota parte (procentul) din cuantumul lor total cu care le vei include in proiectul tau.
Culege toate informatiile necesare pentru a face estimarea costului fiecarei resurse in parte. Analizeaza-le si stabileste care sunt cele relevante si utile pentru estimarea pe care o ai de facut. Fii atent/a la manopera: unii oameni lucreaza punctual, doar la executia unor parti ale rezultatului asteptat (personalul de executie), altii pe tot parcursul proiectului pentru coordonarea tuturor acestor activitati de executie (echipa de management a proiectului).
Estimeaza pentru fiecare tip resursa care este costul ei folosind metodele de estimare potrivite fiecareia dintre ele. Aceste metode sunt prezentate mai jos in acest articol.
Gandeste-te si la riscurile care se pot manifesta pe parcursul proiectului. Stabileste, acolo unde este cazul, care sunt riscurile critice care pot influenta costurile si modifica estimarea lor in functie de aceasta analiza riscurilor.
Redacteaza un tabel cu bugetul proiectului prezentand fiecare tip de cheltuiala, modul de calcul al costului si suma totala a fiecareia.
Cumuleaza toate sumele estimate pentru executia rezultatului proiectului. Adauga si cheltuielile administrative (cheltuielile indirecte sau de regie). In acest moment ai estimat bugetul necesar executiei propriu-zie a proiectului tau.
In final, adauga la acest buget de executie si rezervele necesare pentru situatiile deosebite care pot aparea pe parcursul executiei (rezerva de risc – daca aceasta este justificata –, precum si rezerva pentru cheltuielile neprevazute). Totalul reprezinta bugetul necesar proiectului tau.

Pentru estimarea propriu-zisa a costurilor poti folosi diverse metode si tehnici. Alege-o pe cea care ti se pare a fi mai potrivita fiecarui tip de cheltuiala sau foloseste mai multe in combinatie. Pentru aceasta poti apela la:

a) Estimare analogica

Utilizeaza datele istorice pe care le ai la dispozitie. Daca ai acces la date relevante din alte proiecte derulate de organizatia ta, sau ai lucrat direct in alte proiecte si ai informatii care te pot ajuta, foloseste-le. Te vor ajuta sa identifici mai usor si mai repede care ar putea fi costurile viitoare ale proiectului la care lucrezi acum.

b) Modelarea statistica

In modelarea statistica (denumita si estimare parametrica) poti estima costul resurselor proiectului in functie de volumul de munca, durata activitatilor sau orice al aspect legat de activitatile proiectului. De exemplu, manopera saparii unui sant va creste cu lungimea santului. Sau cantitatea de vopsea pentru renovarea unui apartament va creste cu numarul de camere sau cu suprafata ce necesita zugraveala respectiva.

c) Estimarea de jos în sus

Cu aceasta metoda te folosesti de lista ordonata a activitatilor proiectului (de WBS). Practic, incepi prin a estima costul fiecarei activitati individuale. Grupezi apoi aceste activitati in pachete de activitati determinand costul acestor pachete. Grupezi apoi pachetele de activitati in fazele majore ale executiei proiectului determinand costul fiecarei faze. In final, insumand costul acestor faze, determini care este bugetul total al executiei proiectului. La acesta, vei adauga si rezervele despre care am vorbit mai sus in acest articol.

d) Estimarea în trei puncte

Poti folosi aceasta metoda atunci cand informatiile pe care le obtii iti ofera variante diferite de cost pentru un anumit tip de resursa. Cum nu ai cum sa stii in acest moment care va fi costul real, cel mai precaut lucru pe care il poti face este sa iei in discutie varaintele de cost pe care le-ai aflat intr-o anumita combinatie (ecuatie de calcul). Astfel, vei estima costul resursei luand in discutie varianta cea mai probabila de cost (M), precum si posibilele limite extreme, adica cel mai mare cost posibil (varianta pesimista - P) si cel mai mic cost posibil (varianta optimista - O). Ecuatia combina intre ele cele trei valori (M, P si O), rezultatul fiind unul care va fi mult mai apropiat de ceea ce sa va intampla ulterior cand vei achizitiona respectiva resursa.

e) Apelul la parerea exertilor

Cauta persoane cu experienta, experti in activitatile proiectului tau care sa te ajute sa faci o estimare cat mai corecta a bugetului. Unii dintre acesti experti te pot ajuta sa determini tipul, calitatea si cantitatea de resurse de care ai nevoie in proiect. Altii te pot ajuta cu informatii legate de costul actual al acestor resurse si de evolutia acestuia in timp.

In acest fel poti face o estimare cu mai multa acuratete a bugetului necesar pentru executia proiectului tau. Acest buget, in cazul in care va fi aprobat, va trebui sa il respecti. Pentru a te asigura de acest lucru, va trebui sa intocmesti si un plan privind modul in care il vei cheltui, plan care te va ajuta sa tii bugetul sub control.

Pentru mai multe detalii privind modul de estimare a bugetului unui proiect si de planificare a modului de cheltuire a acestuia, te astept la cursul de management de proiect.